La gestion de flotte joue un rôle essentiel au sein d’une entreprise et se complexifie au gré des réglementations. Elle comporte de nombreux aspects, à la fois opérationnels, financiers, sécuritaires et légaux ; et participe aussi à la fidélisation des collaborateurs.
Comment gérer une flotte de véhicules ?
- Réglementer l’utilisation de vos véhicules d’entreprise, en ligne avec votre ligne managériale, c’est ce qu’on appelle la car policy.
- Évaluer vos besoins en termes de parc : déterminez le nombre de véhicules nécessaires (voitures, VUL, poids lourds, motos, engins de chantier, VAE, véhicules électriques) à la réalisation de votre activité et à l’atteinte de vos objectifs.
- Assurer la maintenance et l’entretien de vos véhicules : veillez au bon respect des échéances, anticiper les interventions, et effectuez les réparations nécessaires.
- Gérer l’aspect administratif : suivez vos contraventions, vos contrats d’assurance et maîtrisez vos lois de roulage
- Optimiser vos coûts : surveillez les coûts liés à votre flotte de véhicules, tels que le carburant, les réparations, les consommables, et trouvez les moyens pour les diminuer.
- Veiller à rester en conformité avec la loi : de nombreuses réglementations encadrent l’utilisation des véhicules d’entreprise. Assurez-vous de toujours être au fait de ces dernières. On peut par exemple citer la LOM (Loi d’Orientation des Mobilités) qui impose des quotas de véhicules propres.
- Maîtriser l’impact carbone de sa flotte : soyez proactifs dans la mise en place d’actions visant à diminuer les émissions de CO2 générées par vos véhicules d’entreprise (verdissement de flotte, écoconduite, autopartage, réduction des kilomètres superflus…)
- Mettre en place une politique interne liée à la conduite : sensibilisez à une conduite plus sécuritaire et plus économe en carburant et donc en émissions de CO2.
- Communiquer avec vos conducteurs : assurez-vous que vos conducteurs soient informés de la politique automobile de votre entreprise (car policy) et des procédures liées à la flotte afin que les problèmes ou leurs préoccupations soient rapidement résolus.
Pour suivre efficacement les tâches quotidiennes et respecter les délais de conformité, de nombreuses entreprises optent pour une solution de gestion de flotte.
Comment fonctionne une solution de gestion de flotte ?
- la localisation
- les routes empruntées
- les kilomètres parcourus
- les arrêts réalisés
- les heures machines
- les amplitudes de travail
- les abus d’utilisation
- les habitudes de conduite des conducteurs,
- etc.
Ces données sont précieuses pour une bonne organisation de l’activité, et donc très profitables pour l’entreprise.
Quels sont les avantages d’une solution de gestion de flotte d’entreprise, ou fleet management ?
- Suivi en temps réel : les logiciels de gestion de flotte peuvent fournir des informations en temps réel sur la position des véhicules d’entreprise, grâce à la géolocalisation. Cela offre une meilleure réactivité face aux urgences et une meilleure visibilité pour répondre aux demandes client. Cela permet également de lutter contre les vols et les utilisations frauduleuses, notamment grâce aux alertes en cas d’utilisation hors périmètre d’activité ou hors horaires d’activité.
A noter : les solutions de gestion de flotte existent aussi sans géolocalisation.
- Meilleure planification de l’activité : la collecte de données fiables sur l’utilisation de la flotte peut aider les entreprises à prendre des décisions éclairées pour mieux organiser leur activité. Les systèmes de gestion de flotte de véhicules, au travers de tableaux de bord, permettent la planification des déplacements afin de minimiser les kilomètres parcourus, les temps d’arrêt et de conduite, améliorant ainsi la productivité de l’entreprise.
- Réduction des coûts : la gestion efficace de la flotte aide à diminuer le TCO (coût total de possession) et le PRK (prix de revient kilométrique) de votre parc, généralement deuxième poste de dépenses. En effet, une vision globale sur les données de vos véhicules (kilométrage, consommation de carburant, contrats d’assurance, échéances d’entretien, alertes techniques…) vous donne des pistes pour optimiser les coûts.
L’analyse de l’utilisation de vos véhicules peut également vous amener à rationaliser votre parc via la mise en place d’un système d’autopartage.
- Gestion efficace des tâches administratives : Une solution de gestion de flotte vous permet de regrouper les données liées à votre activité et à vos véhicules et d’automatiser certaines tâches (facturation, feuilles de pointage, gestion des amendes, suivi des contrats…).
- Sécurisation des conducteurs et du parc : le gestionnaire de parc automobile peut obtenir des indicateurs sur le comportement routier de ses conducteurs. Ainsi, il peut mener des actions de sensibilisation ciblées et identifier les besoins de formations liées à la sécurité routière et à l’écoconduite, afin de diminuer les risques d’accidents et les coûts associés, ainsi que la consommation de carburant. En parallèle, la maintenance préventive, vous permet de vous assurer que vos véhicules sont en bon état et prêts à prendre la route.
Pour rappel, le risque routier est la première cause de mortalité en entreprise. Plus de 56 390 personnes ont été victimes d’un accident de la route lors d’un déplacement professionnel en 2021.
En conclusion, une solution de gestion de flotte vous permet de vous concentrer sur des enjeux stratégiques à forte valeur ajoutée en vous déchargeant des tâches chronophages de gestion opérationnelle.
Comment Océan vous accompagne ?
Depuis son ordinateur, tablette ou smartphone, le gestionnaire de flotte a accès à la solution digitale Océan et peut consulter à tout moment les données liées à ses véhicules, sortir des rapports et analyses, centraliser des informations ou encore recevoir des alertes.
Océan offre aux entreprises des fonctionnalités spécialement conçues pour répondre aux besoins liés à la RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises). La solution est notamment dotée de 3 modules, adressant chacun une problématique forte pour les entreprises :
- Le module gestion des véhicules électriques et hybrides : qui permet aux responsables de parc de maîtriser tout aussi bien les données de leurs véhicules thermiques que celles de leurs véhicules électriques et hybrides. De plus, pour les entreprises ayant besoin d’accompagnement pour procéder à la transition énergétique de leur parc, Océan dispose d’une analyse diagnostic de flotte.
- Le module écoconduite : pour suivre le comportement de conduite de ses collaborateurs au travers d’une note d’écoconduite, et permettre au gestionnaire de lancer des challenges d’écoconduite.
- Le module autopartage : ajustez votre flotte à vos besoins réels et optimisez vos ressources au travers d’une solution 100% digitale.
