Le point sur les limites à ne pas dépasser et sur les autorisations autorisées par la CNIL et la RGPD pour votre dispositif de géolocalisation de véhicules d’entreprise.
La CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) encadre depuis des années la collecte et l’utilisation des données associées à la mise en place d’un dispositif de géolocalisation de véhicules d’entreprise. Cadre réglementaire qu’est venu renforcer le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) en 2017.
Cet article fait le point sur les limites à ne pas dépasser, sur les autorisations valides et sur la manière dont les offres de la solution Océan vous permettent de cadrer votre dispositif de géolocalisation afin d’assurer votre conformité réglementaire en matière de protection des données.
1. Géolocalisation de véhicules d’entreprise : les limites à ne pas dépasser
1.1 Les limitations relatives au contrôle de vitesse
A ne pas faire : contrôler la vitesse d’un salarié en temps réel
Exploiter les données liées au comportement de conduite en conformité RGPD avec Océan
Ces informations sont mises à disposition des gestionnaires de flotte et des conducteurs eux-mêmes dans une logique de sensibilisation à l’éco-conduite et d’optimisation des comportements – plus sécuritaires et plus écologiques. Le respect des limitations de vitesse est exclu de ce dispositif, conformément à la réglementation RGPD.
1.2 Les limitations relatives à la localisation du véhicule en dehors du temps de travail
À éviter : garder le dispositif de géolocalisation actif en tout temps
- les temps de pause,
- les trajets domicile-travail lorsque ce temps n’est pas rémunéré,
- le stationnement en dehors des heures de travail, y compris pour lutter contre le vol ou vérifier les conditions d’utilisation du véhicule professionnel.
Avec Océan, des options de géolocalisation modulables selon les besoins
- Notre fonctionnalité de geofencing, qui vise à détecter les déplacements en dehors d’un périmètre défini, est basée sur un dispositif interne activable à distance à compter du signalement du vol. Il permet ainsi de collaborer avec les forces de l’ordre pour la localisation du véhicule.
- Notre fonctionnalité de chronofencing se déclenche en cas d’utilisation du véhicule professionnel en dehors des horaires habituels. Les plages horaires couvertes sont entièrement paramétrables.
1.3 Les limitations relatives au contrôle du temps de travail
À éviter : utiliser la géolocalisation en remplacement d’un dispositif existant ou dans le véhicule de certains employés
- en vue de contrôler le temps de travail si un autre dispositif existe déjà ou est disponible (système de badge, pointage, etc.),
- quand l’employé dispose d’une liberté dans l’organisation de son travail (les itinérants VRP par exemple),
- pour suivre les déplacements des représentants du personnel dans le cadre de leur mandat.
Il peut être utilisé, selon la formulation de la CNIL “ accessoirement” pour “suivre le temps de travail, lorsque cela ne peut être réalisé par un autre moyen.”
Les options “vie privées” intégrées by design à nos solutions Océan
- l’option “vie privée” permet au conducteur de désactiver la géolocalisation de son véhicule et de suspendre la remontée des données, est activable par un simple bouton intégré au boîtier connecté Driver Connect. Le Driver Connect est un boîtier qui permet l’identification des conducteurs itinérants afin de les manager à distance en garantissant leur vie privée.
- L’application pour conducteurs Océan Conduite permet également de planifier des périodes dédiées à l’utilisation privée du véhicule si cela est autorisé par votre car policy.
- Elle intègre également un calendrier de vie privée, sur lequel chaque conducteur peut identifier ses créneaux de vie privée pendant ou en dehors des journées de travail (plages horaires dédiées, congés, absences, weekends, etc.). La géolocalisation est de facto désactivée sur ces créneaux.
- Chaque conducteur peut, par ailleurs, déclarer à postériori des trajets réalisés à titre privé, dans le cadre de la déclaration de l’avantage en nature.
A noter : les solutions de gestion de flotte Océan également disponibles sans géolocalisation
2. Géolocalisation de véhicules d’entreprise : les utilisations autorisées
2.1 Garantir la sécurité des personnes ou des véhicules à leur charge
Les données peuvent également être utilisées pour optimiser la maintenance du véhicule : utilisation des informations de kilométrage et liées à l’usure des véhicules afin d’anticiper les visites d’entretien, les vérifications à effectuer, le renouvellement des pièces à changer.
2.2 Optimiser les services et prestations apportées aux clients
Elles peuvent également être exploitées en vue d’améliorer les services apportées au clients. Il peut notamment s’agir d’optimiser des tournées pour couvrir plus de clients ou les servir plus rapidement, ou d’identifier un technicien réparateur au plus proche d’une panne.
2.3 Améliorer l’expérience de conduite des salariés
- Optimiser les déplacements des conducteurs (réduction des trajets effectués et du temps passé sur la route, optimisation des itinéraires)
- Sensibiliser à l’éco-conduite pour accompagner l’adoption de comportements plus souples et contribuer à la réduction du stress au volant.
- Faciliter l’accès aux procédures et informations clés associées au véhicule et à son utilisation (données techniques du véhicule, planning des révisions, contacts utiles, FAQ, etc.).
2.4 Contrôler le respect des règles d’utilisation du véhicule
- Pour vérifier le temps de travail dans le but de respecter les horaires et le bien-être des conducteurs, notamment lorsqu’ils sont nomades et isolés.
- De mettre à disposition des procédures en cas d’accidents ou de sinistres grâce à la Car Policy avec des adresses de dépanneur à proximité de leur emplacement.
- De suivre la consommation de carburant pour anticiper les dépenses de l’entreprise, en les analysant mieux pour les optimiser.
Attention cependant, l’utilisation du dispositif ne doit être activé pour localiser ou surveiller un collaborateur en dehors de son temps de travail (voir le point 1.2).
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Cadrer l’utilisation de votre système de géolocalisation des véhicules d’entreprise est le premier jalon d’un projet réussi. La manière de communiquer sur le dispositif de géolocalisation et d’accompagner sa mise en place font partie intégrante des critères de succès.
Pour en savoir plus sur les formalités légales et sur les bonnes pratiques à respecter en matière de protection des données dans le cadre de la mise en place de votre projet de géolocalisation, consultez notre article
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Page de référence sur le site de la CNIL :
La géolocalisation des véhicules des salariés r/fr/la-geolocalisation-des-vehicules-des-salaries
